Compilo Bridge hjelper kommuner å følge opp politiske saker og vedtak

Manglende oversikt skaper unødvendige konflikter og er ressurskrevende for administrasjonen.

Kommuner fatter hundrevis av politiske vedtak i løpet av et år, og kommuneledelsen har ansvar for å sikre at saker og vedtak blir gjennomført.

I praksis opplever mange kommuner at det er krevende å følge opp politiske vedtak på en systematisk måte. Oppfølgingen skjer ofte manuelt, med hjelp av Excel-ark, e-poster og telefoner frem og tilbake.

 Mangelen på et felles verktøy gjør det vanskelig å få oversikt og øker risikoen for at viktige saker blir forsinket eller glemt. I tillegg må politikerne etterspørre informasjon om hvor en sak står.

– Vi erfarte at dersom kommuneledelsen ikke på stående fot kunne gi gode svar på hva som er gjort og hva som gjenstod, ga det inntrykk av at administrasjonen ikke hadde full kontroll. Det kunne skape usikkerhet og i noen tilfeller direkte mistillit, sier Tonheim.

Full oversikt og bedre kapasitetsstyring

Kommunedirektører og utvalgssekretærer kom til oss i Compilo og etterspurte et overordnet system for å håndtere oppfølgingen av saker og vedtak, forteller John Tonheim.

Sammen med kommunene utviklet Compilo derfor styringsverktøyet Bridge.

Med modulen «Oppfølging av politiske saker» i Bridge, får kommuneledelsen et samlet oversikt over alle saker i arbeid – på tvers av enheter og utvalg – fra vedtak fattes til vedtak er effektuert.

Systemet kan automatisk generere rapporter til politisk nivå, og kommunedirektøren slipper å bruke tid på å innhente informasjon og svare på spørsmål. Samtidig gir rapporten politikere og innbyggere mulighet til å følge utviklingen i hver enkelt sak.

– Rapporten vil tydelig vise fremdrift og dokumentere at kommunen har orden i eget hus.

Bridge gir også bedre oversikt over ressursbruken i administrasjonen. Tidligere kunne enkelte saksbehandlere være overbelastet, mens andre hadde ledig kapasitet, noe som førte til flaskehalser og forsinkelser, forklarer Tonheim.

– Kort oppsummert er Bridge et skreddersydd, fleksibelt og brukervennlig verktøy, sier Tonheim.

To versjoner av Bridge

Fordi kommuner jobber forskjellig og har ulike behov avhengig av kommunens størrelse, tilbyr Compilo Bridge i to versjoner. Den ene er tilrettelagt for store kommuner med mer enn 30.000 innbyggere, komplekse utvalgsstrukturer og mange møter. Den andre er enklere og spesielt tilpasset små og mellomstore kommuner, forklarer salgssjef Kristian Aksnes.

– På den måten sikrer vi at hver enkelt kommune får den funksjonaliteten og støtten de trenger for effektiv styring.

Bridge er helt frikoblet fra kommunens saksarkivsystem, og fungerer like godt uavhengig av hvilken arkivleverandør kommunen bruker. Det er heller ikke krav om å ha Compilos kvalitetssystem for å ta i bruk Bridge.

Enda større, enda bedre – og med enda flere funksjoner

Compilo satser for fullt på videreutviklingen av Bridge og har nylig lansert flere viktige oppdateringer, forteller Aksnes. – Det er et skikkelig løft av hele systemet. Bridge er nå blitt enda bedre og tilbyr enda flere funksjoner.

Daglig leder John Tonheim understreker at hovedmålet med Bridge er å gi ledere et intuitivt og overordnet styringsverktøy.

– Ledere trenger først og fremst oversikt, ikke flere detaljsystemer. Verktøyet gjør oppfølgingen av politiske vedtak mer effektiv, samtidig som det styrker tilliten vi er helt avhengig av i et lokaldemokrati.

Flere moduler i Bridge lanseres nå

Salgssjef Kristian Aksnes avslører at Compilo i disse dager slipper en helt ny modul – «Politisk dialog», som vil gjøre det enda enklere å følge opp og besvare politiske spørsmål som politikere sender til kommuneadministrasjonen, og som krever svar.

– Vi er ute i felten, lytter til de som kjenner utfordringene på kroppen, og tar med oss tilbakemeldingene deres tilbake til utviklingsteamet. Slik utvikler vi løsningen løpende, forklarer Aksnes.

– Bridge er en liten investering som gir stor verdi for hele kommunen.