Fortellingen om Compilo er både en gründerhistorie fra Sogn og historien om hvordan IKT-verktøy har banet veg for nye måter å drive kommunal forvaltning. Det er nemlig ikke så mange år siden kommunal dokumenthåndtering innebar flerfoldige hyllemeter med permer, som innebar flerfoldige årsverk bare for å holde oversikten.
I beste fall, for ofte falt ting mellom to stoler, og både avvikshåndtering og prosjektstyring var krevende øvelser med nitid oppfølging og mange møter.
Utviklingsprosjekt
I dag er det heldigvis annerledes. Compilos helhetlige kvalitetssystem er et resultat av gründer John Tonheims idé om å utvikle en ringperm for standardisering av internkontroll (IK) i offentlig sektor.
Gjennom et utviklingsprosjekt med Kommunaldepartementet som ble påbegynt i 2005 fikk Tonheim tilgang til problemstillingene, og året etter kunne Compilo lansere sitt første verktøy. Det besto av et avvikssystem og et dokumentsystem. Sammenlignet med dagens versjon må de karakteriseres som små og enkle.
– Men vi fikk tilbakemelding om at dette var akkurat det kommunene trengte, og vi ble på kort tid den største aktøren i markedet, sier Tonheim.
Compilos systemer er i dag i bruk hos 260 norske kommuner, der 300 000 ansatte holder styr på alt fra oppfølgingen av politiske vedtak, til mobbesaker i skolen, dårlig inneklima og feilmedisinering på sykehjem – kort sagt alt en kommune driver med.
Deler av en helhet
Han mener det viktigste selskapet har lyktes med, ikke er selve programvaren, men forståelsen for hva problemene den skal løse.
- Mange kan lage et slikt dataverktøy rent teknisk, men det vi har gjort er å lage et system der vi ser ting helhetlig ved å sammenstille data og høste effekter på tvers av fagområdene.
Compilos helhetlige kvalitetssystem er organisert i flere moduler:
Lavterskel avviksmelding
De fire modulene jobber sammen i et kretsløp John Tonheim liker å kalle for organisasjonens «økosystem». For at dette kretsløpet skal fungere, må brukerterskelen være så lav at det ikke står noen tekniske sperrer i vegen for å lage avviksmeldinger.
I Compilos app-baserte brukergrensesnitt kan både ansatte og innbyggere via mobilen eller andre hjelpemidler generere avviksmeldinger. Brukeren trenger ikke å vite hvor det skal sendes, bare angi hvilket tema det handler om. Systemet sorterer dem til riktig vedkommende, med automatisk flyt og innebygde frister for oppfølging, slik at meldinger om avvik ikke stanser opp.
– Og det handler ikke bare om brukergrensesnittet. Man må bygge kultur rundt dette, og senke terskelen for å bruke avviksjournal istedenfor å gå rundt og snakke om problemet på gangen. Det lærer man ikke av, men med systematikk rundt avvikene kan man komme til roten av hva problemet egentlig er.
Hva er galt – egentlig?
Det er nemlig da det begynner å bli interessant, for når avvik sammenstilles og samkjøres innbyr de til læring.
– Hvis folk sier de ikke trives på jobb, eller er mye sjukemeldt. Hva gjør vi da? Lager vi fagdager og sosiale ting for å få opp stemninga, eller ser man på hva det faktisk er i hverdagen som gjør at folk ikke trives? Med tilgang til data fra mange ulike deler av virksomheten får man se hvilke faktorer som påvirker hverandre, sier Tonheim.
Som eksempel trekker han frem at man ved integrasjon mot administrasjonssystemer som Acos og Wisma kan få kunnskap om hvorvidt avviksmeldinger om stress eller høyt sykefravær kanskje henger sammen med mye overtidsbruk.
- Eller kanskje vi ser trender som berører enkelte bygg eller avdelinger. Kan det være at dårlig inneklima spiller inn? Slike ting kan vi se ved å samkjøre FDV-systemet som holder rede på bygningenes tilstand.
Økosystemet
Tonheim er begeistret for mulighetene som åpner seg i en mer åpen bruk av hverandres data.
– Istedenfor å sitte i hver sine siloer og holde på sitt, deler de ulike aktørene nå data. Kunnskapen de får gjennom å koble sammen de ulike dataene gir lederne en bedre mulighet til å utøve lederskap, sier Tonheim.
– Det er dette vi kaller organisasjonens økosystem, der dataene blir levende og flyter mellom de ulike fagområdene slik at vi kan høste læring og bli bedre.