ANNONSØRINNHOLD
– Vi anslår at vi sparte to ukesverk på dette. Det sier noe om verdien av å strukturere prosessen, forteller controller Roger Magnussen i Frogn kommune.
Kommunen fikk inn over 200 spørsmål fra politikere i forbindelse med budsjettprosessen i 2019. Spørsmålene kom i ulike formater og via ulike kanaler, og mange av dem var tilnærmet identiske.
Det førte til både stor arbeidsbelastning og frustrasjon.
– Mange av spørsmålene var like, og det var vanskelig å holde oversikt over hva som var besvart. Det tok mye tid, sier Roger Magnussen.
Året etter ble Framsikts Politikermodul tatt i bruk. Det ga resultater:
– Vi gikk fra 200 spørsmål til 80 spørsmål året etter. Nesten ingen av dem var like. Etter hvert som svarene ble godkjent, ble de synlige for både politikere og administrasjon og publisert på web. Det ga en helt ny form for oversikt og transparens, forteller Magnussen.
Fordelen med Framsikt er at politikerne kan jobbe i samme system som administrasjonen. De folkevalgte får tilgang til å se kommunedirektørens budsjettforslag, mulighet til å selv utarbeide alternative budsjettforslag og legge inn eventuelle verbalvedtak.
Spørsmålsrunder kobles gjerne til økonomiplanprosessen, men kommunen kan også åpne for spørsmålsrunder utenom.
– Dette har endret måten vi jobber på i hele budsjettprosessen. Nå håndterer vi alt i én løsning, og sparer både tid og frustrasjon, sier Magnussen.
– Politikerne forstod fort hvorfor det var nødvendig. Når de så systemet i bruk, opplevde de selv hvor mye bedre det fungerte, sier Magnussen.
Kommunen har nå brukt Politikermodulen i fem budsjettprosesser, og ser resultatene. I Frogn har funksjonaliteten for alternative budsjettforslag gjort det enklere for politikerne å få oversikt over tiltak og flytte dem mellom år og budsjettposter.
– Tidligere brukte vi Excel-ark som ble sendt fram og tilbake. Nå ligger hele handlings- og økonomiplanen inne i Framsikt, og politikerne får en kopi i Politikermodulen, hvor de kan utarbeide alternative budsjett. Det er langt mer effektivt, sier Magnussen.
En viktig funksjon i Framsikts løsning er muligheten til å publisere både spørsmål og svar, og alternative budsjettforslag på kommunens nettside. Dette styrker innbyggerdialogen og åpner for større innsikt i de politiske prioriteringene.
– Det gir bedre forståelse blant innbyggerne, sier Magnussen.
Over 140 kommuner bruker Framsikts Politikermodul aktivt i sine budsjettprosesser.
Modulen har et brukervennlig grensesnitt og er enkel å ta i bruk. Anskaffer dere modulen nå kan politikerne lage både egne budsjettforslag og stille spørsmål til administrasjonen allerede i årets budsjettprosess.