Richard Roaldsøy, ITB-ansvarlig i Stavanger kommune forteller at det lenge har vært krevende å finne informasjonen i arkivet. Ingen ansatte i kommunens administrasjon har hatt spesifikt ansvar for FDV-dokumentasjonen. Så hver gang man har trengt informasjon fra arkivet, har ansatte i fellesskap måtte bruke mye tid på å lete frem denne.
- Som offentlig eiendomsforvalter har vi mange prosjekter på eiendomsmassen vår, blant annet innenfor utbedring, drift og vedlikehold. Disse prosjektene blir mer kostbare og mer tidkrevende når vi ikke har kontroll på FDV-dokumentasjonen vår, sier Roaldsøy.
- Vi tok kontakt med IT-selskapet Findable som har utviklet en løsning hvor digitale filer som ligger ustrukturert og uten metadata, kan importeres i deres programvare, for så å bli sortert og klassifisert etter hvor de hører hjemme, både i henhold til hvilket bygg det gjelder, og hvilken dokumenttype det er etter bygningsdelstabellen.
Løsningen til Findable benytter AI og maskinlæring for å automatisk klassifisere og sortere all FDVU- og bygningsdokumentasjon. Plattformen gir deg også en oversikt over hvor god kontroll du har over dokumentasjonen på hvert enkelt bygg, med compliance-modul som forteller deg hvor du må laste opp eller skape mer dokumentasjon for å følge lovkravene. I tillegg har de nylig lansert en løsning basert på Gen AI, hvor du kan «snakke» direkte til byggene dine. Her kan du etterspørre alt fra dokumenter der vesentlig informasjon er beskrevet, til hva neste steg i en vedlikeholdsplan bør være.
Mulighetsrommet for Stavanger kommune med en slik løsning var stort, og kommunen inngikk et samarbeid med Findable.
- Etter at prosjektet med å gjøre våre digitale filer søkbare var gjennomført, fikk vi vite om Findables samarbeid med Canon Norge, hvor vi kunne få digitalisert papirarkivet vårt også. Det synes vi var veldig spennende, og takket ja til å sette i gang med, fortsetter Roaldsøy.
Kommunen tok så en dugnadsjobb i arkivet, og pakket ned alle permene og boksene med FDV-dokumentasjon i esker. Selve pakkejobben var enkel, da permene og boksene kunne puttes ned umerket i eskene. Ingen sortering var nødvendig på forhånd da dette sorteres i digitalisering- og importløsningen til Findable.
Totalt ble over 850 permer med dokumentasjon sendt fra Stavanger til Canon sitt Dokumentsenter i Oslo, hvor digitaliseringsarbeidet ble gjennomført. Og gjennom prosjektperioden ble stadig mer av det fysiske papirarkivet tilgjengeliggjort i programvaren til Findable, da Canon gjør løpende import rett i løsningen underveis i prosjektperioden.
- Prosjektet har vært utrolig kjekt å være med på. Canon og Findable har tatt seg av alt av det praktiske arbeidet, mens vi i kommunen har bistått med litt «detektivarbeid» da noen dokumenter måtte få en særskilt avklaring for å kunne kategoriseres riktig. Det har spesielt vært morsomt å se hvordan vi kunne gå fra en nesten uoverkommelig oppgave med å jobbe i papirarkiv og usorterte digitale filer, til å nå komme med en siste berikende informasjon på de få filene som ikke allerede var blitt sortert og kategorisert automatisk i løsningen, sier Roaldsøy.
I Stavanger kommune er det ingen tvil om at dette prosjektet allerede har tilført stor verdi.
-Det er klart at vi i kommunen har et stort ansvar for å forvalte våre innbyggeres skattekroner på best mulig måte. Og med denne løsningen vil vi kunne spare mye tid, mye penger, og kunne jobbe mye mer effektivisert i vår forvaltning, drift og vedlikehold av vår eiendomsmasse. Før kunne vi støte på utsettelser i prosjekter fordi vi ikke fant FDV-informasjon, eller til og med risikere å måtte bestille nye rapporter fordi vi ikke fant informasjon i arkivene våre. Den tiden er nå forbi, avslutter Richard Roaldsøy.
Om samarbeidet til Canon og Findable
«Siden Canon og Findable inngikk et samarbeid om å effektivisere og digitalisere eiendomsforvaltere i slutten av 2022, har de allerede rukket modernisere et titalls kunder, både offentlig og privat. Flere små og store kommuner har digitalisert all sin FDV-dokumentasjon, og store private eiendomsforvaltere har gjort det samme for å få kontroll på sin bygningsmasse. I en bransje preget av omfattende dokumentasjonskrav, sterk konkurranse mellom private aktører, og stort behov for effektive og moderne løsninger, leverer Canon og Findable sammen et rammeverk for å gi kontroll, innsikt og tilgang til all informasjon som trengs for en effektiv eiendomsforvaltning.
