ANNONSØRINNHOLD
– Dette er kanskje det viktigste vi har utviklet på mange år. Det finnes ingen tilsvarende løsning på markedet, og vi løser et voksende problem, sier daglig leder i Compilo, John Tonheim.
Programvaren er en del av Compilos styringssystem Bridge, og svarer på en tilbakevendende utfordring i mange kommuner: Direkte og ustrukturert kontakt mellom politikere og administrasjon.
I henhold til kommunelovens intensjoner og timeglassmodellen skal all kontakt mellom politikk og administrasjon gå via kommunedirektøren. Ikke desto mindre er det vanlig at folkevalgte henvender seg direkte til en saksbehandler for å følge opp saker, enten via e-post, telefon eller i forbifarten på den lokale butikken.
Denne praksisen har flere problematiske sider, påpeker Tonheim.
– For det første blir saksbehandleren forstyrret i arbeidet sitt for å svare på spørsmål om saker som kanskje ligger langt ned i bunken. For det andre har saksbehandler ikke mandat til å svare direkte, og kan dermed havne i en ubehagelig skvis mellom politikere og arbeidsgiver.
Tonheim forklarer at uformelle kontaktlinjer kan svekke kommunedirektørens lovfestede rolle og bidra til å undergrave samarbeidet mellom folkevalgte og administrasjon.
– Når enkelte politikere får tilgang til opplysninger som andre ikke får, skaper det skjevfordeling av informasjon, konflikter og i verste fall mistillit. Det er noe vi bør unngå.
Med programvaren «Politisk dialog» får kommunen én felles kanal for kommunikasjon mellom politisk nivå og administrativ ledelse.
– Politikerne sender inn spørsmål via portalen, med navn og partitilhørighet. Henvendelsen går først til kommunedirektøren, som fordeler den videre til riktig kommunalsjef. Når svaret er klart, blir det godkjent og signert av kommunedirektøren, forklarer Kristian Aksnes, salgssjef i Compilo.
Kommunedirektøren har full oversikt over hva som er formidlet, dialogen dokumenteres automatisk – og ikke minst: alle folkevalgte har innsyn i alle spørsmål og svar.
– Nå slipper vi utsagn i kommunestyret som: «Jeg har hørt fra en saksbehandler at …». Med denne løsningen får alle tilgang til samme informasjon, og vi tror det vil bidra til å dempe konfliktnivået betraktelig i mange kommuner, sier Aksnes.
Mange saksbehandlere opplever i dag å bli trukket inn i politiske konflikter og havner i en vanskelig skvis mellom lojalitet til arbeidsgiver og press fra politikere. Det nye systemet skal forhindre dette. – Hvis en politiker ringer direkte til en saksbehandler for å få informasjon, kan vedkommende enkelt vise til «Politisk dialog» og be om at spørsmålet sendes inn der, forteller Aksnes.
For å gjøre «Politisk dialog» enklest mulig tilgjengelig både for politikere og administrasjon blir innhold også vist via KommuneTV. – Aventia, som står bak KommuneTV, har vært markedsledende på politisk strømming i snart 20 år, så det var naturlig for oss å søke et samarbeid med dem, forteller Aksnes.
Daglig leder i Aventia, Marius Berg-Storøy, mener løsningen er vinn-vinn: – Politikerne er jo allerede inne i KommuneTV, ikke bare for å følge møter digitalt, men også forslag, forberedelser og votering. Med «Politisk dialog» i samme løsning får de i tillegg mulighet til å kommunisere med administrasjonen på en smidig og dokumenterbar måte.
I neste versjon vil «Politisk dialog» utvides med en funksjon for innbyggerdialog.
– Et inkluderende lokaldemokrati forutsetter at innbyggerne blir sett og hørt. Derfor vil det bli mulig å stille politikerne spørsmål via KommuneTV for de kommunene som ønsker dette, sier Kristian Aksnes.
Ambisjonen er å utvikle et sømløst system for hele det politiske saksforløpet – fra spørsmål og vedtak til faktisk gjennomføring.
Daglig leder John Tonheim er overbevist om at «Politisk dialog» vil bli et nøkkelverktøy i sektoren fremover. – Det er et tydelig behov for bedre struktur og større åpenhet i kommunikasjonen mellom politikere og administrasjon, og det er nettopp dette vi svarer på med denne løsningen, sier han.
Han forteller at systemet er et resultat av konkrete innspill fra kommunedirektører, kommunalsjefer og politikere, og at deres erfaringer har vært avgjørende for å skape en løsning som fungerer i praksis. Slik vil det også være i fortsettelsen:
– «Politisk dialog» er et verktøy som vil utvikles kontinuerlig, i tett samarbeid med kommunene, avslutter Tonheim.
