Feil og tabber i en virksomhets accounts payable-prosess kan få kostbare konsekvenser. Feil og mangler i systemer sammen med menneskelige feil fører daglig til feilaktige utbetalinger som er veldig vanskelige å oppdage. Når sommeren kommer, innebærer det at de fast ansatte drar på ferie. Betalingsavvik tar lengre tid å finne ut av, personer kan ikke nås, og mye av erfaringen rundt hvordan leverandører og betalinger skal håndteres, forsvinner. Dette vet og utnytter svindlere, og virksomheten blir mer sårbar for potensielle svindler. Prosesser og rutiner settes på prøve i denne tiden, og penger forsvinner.
Les mer om risikoene her
Hva kan virksomheter gjøre for å redusere sårbarheten når det er ferietid? Vi spurte Inyett, en bedrift innen Visma som er ekspert på sikre leverandørbetalinger. Hva bør bedrifter være oppmerksom på? Vi lot dem gi sine beste råd for å sikre alle prosesser før sommeren.
-Vi opplever alltid en økning av såkalte direktørsvindler om sommeren. Direktørsvindler eller «CEO fraud» er en velkjent og etablert metode for å lure bedrifter for penger. Ved å utgi seg for å være selskapets direktør eller kapre en e-postadresse sender man en forespørsel til økonomiavdelingen om å foreta en utbetaling, og den må skje raskt. Her øker risikoen. De fast ansatte er kanskje ikke på plass med en magefølelse om at dette ikke er noe som pleier å skje. Denne typen svindler øker betydelig om sommeren, sier John Andersson, direktør i Inyett.
Videre forklarer han at denne typen svindler også er blitt stadig mer raffinerte med tiden. Først sendes det en e-post, så følges den opp med en falsk faktura. Om sommeren kan kolleger hevde at de bare kan nås via e-post. Her kan e-postadresser enkelt forfalskes, f.eks. ved å bruke adressen ceo@Inyett.no. Der skriver man Inyett med en liten «L» i stedet for en stor i. En enkel måte å lure mottakeren på, som senere betaler en falsk faktura som kommer. Det er altså fullt forståelig at virksomheter iblant gjør feil eller blir lurt av et bløfforetak, siden det er ressurs- og kostnadskrevende å granske betalinger og leverandører manuelt. Det handler ikke bare om tapte penger, men også om hvordan koblinger til kriminelle aktører skaper uro blant ansatte og skader virksomhetens tillit overfor kunder og leverandører, og hvordan det skader varemerket som helhet.
For å unngå svindler i ferien mener Inyett at det finnes enkle og smarte tiltak man kan treffe for å redusere sårbarheten: